CÓDIGO DE ÉTICA, CONDUTA E COMPLIANCE DO ESCRITÓRIO WILLIAM EDUARDO FREIRE ADVOGADOS ASSOCIADOS

William Eduardo Freire Advogados Associados divulga suas diretrizes para as boas práticas de Governança Corporativa. Os relacionamentos e contratos da empresa são regidos pelo comprometimento, profissionalismo, integridade e honestidade.

A empresa vive de sua cultura institucional de transparência e cumprimento de regras em suas relações profissionais com clientes, fornecedores, tribunais, Procuradorias Estaduais, Procuradoria Federal, órgãos governamentais e entidades privadas.

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Informe desvios e violações aos
princípios e regras definidos neste
Código ao Comitê de Compliance pelo e-mail:
compliance@williamfreire.com.br

Todos os sócios e estagiários da William Eduardo Freire Advogados Associados estão sujeitos às regras estabelecidas pela Ordem dos Advogados do Brasil – OAB, nos termos da Lei Federal no. 8.906/1994 (o Estatuto da Profissão Jurídica), além da Resolução nº. 02/2015 do Conselho Federal da Ordem dos Advogados do Brasil (Código de Ética e Disciplina), e outros regulamentos e decisões do Conselho Federal e capítulos estaduais.

A equipe William Freire – de colaboradores envolvidos em atividades rotineiras e administrativas a sócios seniores – deve respeitar as regras estabelecidas neste Código, que visa esclarecer as práticas que são sustentadas pelos mais altos valores éticos, de acordo com as leis brasileiras, incluindo aquelas com relação à perpetração de práticas ilícitas contra governos nacionais ou estrangeiros, introduzida pela Lei Federal nº. 12.846/2013.

Desvios e violações dos princípios e regras estabelecidos neste Código devem ser prontamente informados ao Comitê de Compliance em compliance@williamfreire.com.br.

O Comitê será responsável por avaliar as informações, garantindo o anonimato do denunciante e a confidencialidade do conteúdo.

O presente Código é regido pelas seguintes regras e políticas:

2.1 Política de relacionamento com o setor público

  • É da natureza do negócio desenvolvido pelo WFAA o contato com o Poder Público, em todas as suas instâncias. Em razão disso, todos os profissionais deverão fazê-lo respeitando a ética, a boa-fé e a urbanidade esperadas nessas relações.
  • Os profissionais da WFAA podem realizar reuniões, bem como fazer contato por telefone e e-mail com profissionais do setor público, para discutirem questões técnicas relativas aos casos em que estejam atuando. As datas destes contatos deverão ser registradas de forma inequívoca em qualquer meio eletrônico disponível (e-mails, calendários eletrônicos, agendas online etc.).
  • É absolutamente vedado aos profissionais do William Freire Advogados Associados oferecer e/ou receber qualquer vantagem financeira indevida a/de funcionário público. Na hipótese de tentativa de oferecimento de vantagem, por funcionário público, a profissional do escritório, este deverá declinar – de maneira inequívoca – da oferta, bem como reportar imediatamente o fato ao Comitê de Compliance ou a um dos quatro sócios majoritários, para que sejam tomadas as providências cabíveis.
  • Os clientes do William Freire Advogados Associados deverão conhecer e respeitar a política de relacionamento do escritório com o Poder Público. Caso, no curso da demanda contratada, o cliente solicite medida que afronte o programa, o fato será relatado ao Comitê de Compliance ou a um dos sócios majoritários que, a depender da gravidade do caso, (i) informará o cliente sobre a impossibilidade de realização da medida por este sugerida ou (ii) providenciará a rescisão do contrato com cliente.

2.2 Política de hospitalidade, brindes e presentes a agente público nacional ou estrangeiro

  • Em razão do perfil e da reputação acadêmica dos profissionais do William Freire Advogados Associados, a começar pelo perfil do sócio fundador, estimular-se-á a produção intelectual por meio de elaboração de artigos, livros, revistas etc. Os profissionais poderão enviar tais publicações a agentes públicos ou privados, sem custos, desde que para fins exclusivamente de fomento ao debate e à pesquisa técnico-jurídica, sem qualquer solicitação ou oferecimento de contraprestação. O envio de livros, artigos, revistas e congêneres deverá ser registrado pelo setor de relações institucionais do escritório e comunicado ao Comitê de Compliance.
  • Brindes simples, de baixo valor agregado como agendas, pen drives, chaveiros e canetas – que contenham identificação inequívoca da marca WFAA – sejam dados como um gesto geral de hospitalidade e desde que eles não representem uma vantagem indevida para um indivíduo ou uma instituição, podem ser oferecidos como cortesia aos agentes governamentais e entidades privadas.
  • Convites para participar – como aluno, professor, palestrante ou debatedor – de eventos cujo objeto é a discussão técnico-acadêmica de assuntos de expertise do WFAA poderão ser feitos a agentes públicos ou privados. Caso deles decorra necessidade de custeio de despesas com alimentação, hospedagem e transporte, estas deverão ser compatíveis com os preços de mercado e apresentar clara conexão com o objeto da atividade realizada pelo WFAA. Tais convites deverão ser comunicados ao Comitê de Compliance e previamente aprovados por, pelo menos, dois dos quatro sócios majoritários do escritório.

2.3 Política relativa a controles e registros contábeis

  • Todos os serviços contratados e prestados pelo WFAA deverão ser registrados por contratos escritos, ainda que mediante aceitação, via e-mail, de propostas de adesão.
  • As propostas de trabalho e os honorários, antes de serem submetidas ao cliente, deverão ser previamente aprovadas por dois dos quatro sócios majoritários do WFAA.
  • Todas as propostas de trabalho e os honorários, após aprovados, deverão ser encaminhados à gerência administrativo-financeira do WFAA, que contará com profissional contratado, não integrante da sociedade, para registro dos contratos, providências de faturamento, controle de execução e controle contábil.
  • A contabilidade será exercida por empresa terceirizada contratada para este fim, cujos trabalhos serão fiscalizados pela gerência administrativo-financeira e por um dos quatro sócios majoritários.
  • O prestador do serviço de contabilidade contratado pelo WFAA deverá seguir rigorosamente as regras estabelecidas pelo Comitê de Pronunciamentos Contábeis – CPC e que tenham sido aprovadas pelo Conselho Federal de Contabilidade – CFC e pela Comissão de Valores Mobiliários – CVM.
  • Anualmente, o Comitê de Compliance do WFAA avaliará as demonstrações financeiras elaboradas pelo prestador do serviço de contabilidade, de forma a fiscalizar o cumprimento das melhores práticas contábeis.

2.4 Contratação de terceiros

  • Devido à natureza da prestação de serviços advocatícios em todo o território nacional, pode ocorrer de o WFAA precisar contratar advogados correspondentes para a realização de diligências processuais.
  • Preferencialmente, o WFAA, quando possível, valer-se-á de advogados de confiança do cliente, que deverá conhecer o presente Código. Ante impossibilidade ou inexistência deste profissional, valer-se-á de profissional indicado pela OAB local. O advogado escolhido receberá cópia deste Código, e deverá se comprometer a seguir as normas nele contidas.
  • As atividades repassadas aos advogados correspondentes deverão ser registradas de forma inequívoca em qualquer meio eletrônico disponível (e-mails, calendários eletrônicos, agendas online etc.).
  • Caso um profissional do WFAA suspeite da conduta do advogado correspondente, havendo elementos – ainda que mínimos – que indiquem que o advogado correspondente está violando ou prestes a violar o programa, deverá comunicar ao Comitê de Compliance, que, se convencido da suspeita, deverá determinar o imediato cancelamento da diligência e a exclusão do advogado correspondente do rol de profissionais parceiros do WFAA.
  • Para garantir que todos os advogados correspondentes parceiros do WFAA conheçam e se atualizem em relação às novas versões deste Código, o Comitê de Compliance providenciará treinamentos periódicos, nas modalidades presencial e não presencial. O treinamento contará com lista assinada pelo advogado correspondente, e por termo próprio, atestando conhecer e concordar com as normas deste Código.

2.5 Conflito de interesses

  • Toda nova demanda submetida ao WFAA, mediante proposta de honorários devidamente elaborada nos termos deste Código, deverá ser submetida ao Comitê de Compliance e, em última instância, aos quatro sócios majoritários, que analisarão a existência de eventual conflito de interesses.
  • O conflito de interesses será apurado mediante aplicação das regras editadas pela Ordem dos Advogados do Brasil, conforme estatuído na Lei Federal nº 8.906/1994 (Estatuto da Advocacia), na Resolução do Conselho Federal da OAB nº 02/2015 (Código de Ética e Disciplina) e em demais atos e decisões do Conselho Federal e seccionais, bem como das normas contratuais próprias das relações jurídicas existentes entre o WFAA e seus clientes; sem olvidar o padrão ético que deve nortear toda decisão gerencial do escritório.
  • Constatado um conflito de interesses por, pelo menos, dois dos quatro sócios majoritários, o Comitê de Compliance impedirá a contratação da demanda submetida ao WFAA, o que deverá ser formalizado em registro digital.

2.6 Segurança física, digital e confidencialidade

  • O WFAA adota – e se compromete a continuamente adotar – os padrões tecnológicos adequados, em termos de segurança física e digital, no intuito de resguardar a confidencialidade de dados e documentos dos clientes e parceiros.
  • Anualmente, o Comitê de Compliance emitirá documento para assegurar padrões adequados de segurança da informação e de confidencialidade dos dados, ou recomendar melhorias, que serão avaliadas e decididas por pelo menos dois dos quatro sócios majoritários.

2.7 Colaboração com autoridades públicas

  • O WFAA compromete-se a colaborar com quaisquer autoridades públicas, nacionais ou estrangeiras, em processos investigatórios realizados em conformidade com a legislação brasileira.

2.8 Dever de informação

  • Os sócios, estagiários, funcionários/colaboradores devem informar ao Comitê de Compliance o ajuizamento de qualquer ação judicial ou prática/ato extrajudicial proposta pelo próprio ou por cônjuge ou parente de até segundo grau de que tenham conhecimento em face de cliente do WFAA.
  • Todos os advogados, estagiários e funcionários/colaboradores dependem de prévia autorização do Comitê de Compliance para prestar serviços advocatícios de forma autônoma e individual (e.g., consultoria jurídica, patrocínio judicial, de processos administrativos ou de procedimentos de arbitragem ou mediação) a agentes particulares e públicos e não pertencentes ao quadro de clientes do WFAA.
  • O Comitê de Compliance é responsável por gerenciar o programa de Compliance do WFAA e o Código de Condutas, assim entendidos os seguintes atos: (i) elaboração das normas internas; (ii) revisão anual das normas e atualização deste Código; (iii) documentação das denúncias e de todo ato ou prática que, potencialmente, possa representar risco de Compliance; (iv) garantir que toda a equipe WFAA conheça o Código; (v) fiscalizar o cumprimento das normas de Compliance; (vi) receber, documentar e investigar toda e qualquer denúncia recebida, elaborando relatório final a respeito da decisão adotada; e (vii) aplicar sanções disciplinares.
  • O Comitê de Compliance é composto por dois dos quatro sócios majoritários, mediante eleição anual, formalizada em ata e que deverá constar no Contrato Social do Escritório.
  • O Gestor de Compliance, a quem compete a última palavra nas decisões tomadas pelo Comitê, será escolhido dentre os dois sócios eleitos para a composição deste.
  • Os sócios integrantes do Comitê de Compliance possuem plenos poderes e autonomia para a função, não podendo sofrer pressão nem influência dos demais sócios.

4.1 Comunicação e treinamentos

  • Este Código será impresso em várias vias e estará disponível para toda a equipe do WFAA, bem como para autoridades, clientes e prestadores de serviços.
  • Novos membros da equipe do WFAA, independentemente de sua posição, receberão uma cópia deste Código e assinarão um comprovante de recebimento. Além disso, receberão treinamento individual, por qualquer dos sócios do escritório, com respeito aos detalhes do programa, que serão formalizados em um documento, confirmando a participação no programa de treinamento e assentindo às regras.
  • Toda mudança será totalmente comunicada à equipe. Os quatro sócios majoritários decidirão sobre a periodicidade de novos treinamentos em grupo. Todo treinamento em grupo deverá ser finalizado com a assinatura, em ata, de cada um dos participantes.
  • Haverá quatro profissionais destacados para, anualmente, ficarem responsáveis por tirar dúvidas da equipe a respeito do programa. Entre esses quatro haverá sempre um sócio, um representante da área administrativa e um estagiário.

4.2 Canais de denúncias

  • As denúncias serão recebidas pelo endereço eletrônico compliance@williamfreire.com.br, gerido pelo Comitê de Compliance.
  • Será criado, no prazo de um ano, um link no site do WFAA que permitirá a qualquer interessado fazer denúncias de eventual violação do programa.
  • Até a criação do link no site, as denúncias podem ser: (i) depositadas em uma urna localizada no setor de Relações Institucionais e (ii) usando uma pasta online, disponível no servidor do escritório.
  • As informações são confidenciais e podem ser anônimas. Nenhuma retaliação será permitida a quem oferecer informações.
  • O canal de denúncias que funcionará pelo site do escritório, implicará, obrigatoriamente, o anonimato do denunciante.

4.3 Ações de remediação

  • Apresentada uma denúncia ou identificada uma conduta que viole o presente programa, caberá ao Gestor de Compliance dar início à apuração. Todo o procedimento ficará registrado no servidor do escritório, ainda que seu conteúdo seja confidencial.
  • Salvo situações excepcionais, o Gestor de Compliance terá 30 dias para finalizar a apuração da denúncia.
  • O resultado da apuração será examinado pelos quatro sócios majoritários, que serão responsáveis por impor sanções disciplinares, se necessário.

4.4 Sanções disciplinares

São sanções disciplinares a serem tomadas pelos quatro sócios majoritários, de acordo com a proporcionalidade da conduta identificada:

  • O afastamento cautelar do profissional envolvido, sempre que sua permanência no escritório prejudicar a apuração dos fatos.
  • A aplicação de suspensão temporária ao profissional que infringir regras simples.
  • A demissão/exclusão dos quadros do escritório, para o profissional que infringir regras graves.
  • Caberá aos quatro sócios majoritários a decisão sobre o envio do relatório de apuração às autoridades competentes, na hipótese de identificação de condutas criminosas.

4.5 Monitoramento contínuo

  • O Comitê de Compliance entrevistará, periodicamente, os funcionários, para garantir que todos estão cientes em relação aos detalhes do programa.
  • O Comitê de Compliance deverá fazer, anualmente, benchmarking com outras instituições de renome, buscando conhecer novas disposições que possam aprimorar o programa.
  • O programa será revisado anualmente, quando o Comitê de Compliance apresentará sugestões de mudanças. A decisão dos quatro sócios majoritários autorizará a mudança, que será divulgada posteriormente a todos os envolvidos.